Checklista inför bokslutet

Det som drar ut på tiden i ett bokslut är sällan själva bokslutsarbetet – det är jakten på underlag. Går du igenom listan nedan innan du lämnar över bokföringen kortar du normalt ledtiden med flera veckor och slipper de kompletteringsrundor som gör att kostnaden drar iväg.

Börja med de fyra tunga avstämningarna

Fyra poster står för de flesta felen i ett bokslut. Är de rätt är resten oftast hanterbart.

1. Bank och kassa

Saldot i bokföringen ska stämma mot kontoutdraget per balansdagen, konto för konto. Det gäller även företagskort, sparkonton, valutakonton och betalväxlar som Stripe, Klarna eller Swish-kopplingar. Ett vanligt fel är att betalväxeln bokas mot bank i klump, medan avgifter och redovisningsperioder ligger på fel sida årsskiftet.

2. Kundfordringar och leverantörsskulder

Ta ut reskontralistor per balansdagen och stäm av mot huvudboken. Gå sedan igenom posterna: finns gamla kundfordringar som aldrig kommer att betalas ska de skrivas ned eller bokas som konstaterad kundförlust. Dubbelbokade leverantörsfakturor och fakturor som ligger kvar från tidigare år ska rensas.

3. Moms och skattekonto

Momsskulden i balansräkningen ska stämma mot inlämnade momsdeklarationer, och skattekontot i bokföringen mot kontoutdraget från Skatteverket. Differenser på skattekontot beror nästan alltid på att räntor, avgifter, arbetsgivaravgifter eller preliminärskatt inte bokförts löpande.

4. Lager, pågående arbeten och anläggningstillgångar

Har bolaget lager ska en inventering göras per balansdagen, med värdering enligt lägsta värdets princip. Har ni pågående uppdrag behöver vi veta hur långt de kommit och hur de fakturerats. Anläggningsregistret ska stämma mot bokförda anskaffningsvärden och avskrivningar.

Underlag du behöver ta fram

• SIE-fil för hela räkenskapsåret, eller inloggning till bokföringssystemet
• Kontoutdrag per balansdagen för samtliga bank-, kort- och betalkonton
• Reskontralistor för kund- och leverantörsfakturor
• Låneavtal, amorteringsplaner och räntebesked
• Leasing- och hyresavtal, inklusive nya avtal under året
• Inventeringslista med värdering, om bolaget har lager
• Underlag för utlägg, representation och andra poster som kan vara helt eller delvis ej avdragsgilla
• Löneuppgifter för året: total kontant lön i bolaget och lön till ägare och närstående
• Föregående års årsredovisning, deklaration och bokslutsbilagor
• Aktuellt aktieägaravtal, apportunderlag eller köpeavtal om ägandet ändrats under året

Poster som ofta blir fel

Periodiseringar över årsskiftet

Försäkringar, licenser, hyror och abonnemang som betalats i förskott ska fördelas på rätt räkenskapsår. Samma sak gäller intäkter du fakturerat i förskott. Exempel: ett årsabonnemang på 60 000 kronor som betalas den 1 oktober med bokslut den 31 december ska belasta året med 15 000 kronor – resten är en förutbetald kostnad.

Kostnader som inte är avdragsgilla

Representation utöver avdragsgill nivå, medlemsavgifter, viss sponsring, böter och förseningsavgifter är exempel på poster som ska plockas bort i den skattemässiga beräkningen. De hör hemma i resultaträkningen men justeras i inkomstdeklarationen.

Transaktioner mellan bolaget och ägaren

Privata utlägg, lån till och från bolaget, förmåner och hyra av lokal i egen bostad granskas hårt. Ett aktiebolag får som huvudregel inte låna ut pengar till ägaren eller närstående – ett negativt saldo på avräkningskontot behöver därför redas ut före balansdagen, inte efteråt.

Löner och avgifter

Kontrollera att bokförda löner och arbetsgivaravgifter stämmer mot inlämnade arbetsgivardeklarationer. Semesterlöneskuld och upplupna sociala avgifter ska bokas upp om personal finns.

Beslut som måste fattas före balansdagen

En del åtgärder går inte att rätta till i efterhand. Vill du påverka årets resultat behöver besluten fattas innan räkenskapsåret är slut:

• Löneuttag till ägaren – lönen måste vara utbetald under kalenderåret för att räknas i löneunderlaget för K10
• Pensionsavsättningar – premien ska normalt vara bokförd på rätt år
• Inköp av inventarier – leverans och ianspråktagande avgör om avskrivning får göras
• Koncernbidrag mellan bolag i samma koncern

Läs mer om hur resultatet kan jämnas ut mellan åren i artikeln om periodiseringsfonder, och om ägarens löneuttag i artikeln om lön eller utdelning.

Sista kontrollen innan överlämning

1. 01Är alla verifikationer för året bokförda och inga leverantörsfakturor kvar i inkorgen?
2. 02Stämmer samtliga balanskonton mot ett underlag – inte bara mot sig själva?
3. 03Är ingående balanser identiska med förra årets fastställda balansräkning?
4. 04Finns förklaringar till större avvikelser mot föregående år?
5. 05Är styrelsens sammansättning och eventuella ägarförändringar dokumenterade?

När de punkterna är avklarade kan bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration normalt tas fram utan fler frågor till dig. Håll också koll på deadlines för årsstämma, årsredovisning och deklaration så att arbetet startar i tid.